Построение организационной структуры компании

В этой статье мы поговорим о том, что такое организационная структура компании, с чего начать внедрение, а также рассмотрим разные типы организационных структур.

Оргструктура - это схема компании, на которой наглядно отражены все функции внутри бизнеса, уже имеющиеся и те, которые планируется ввести для расширения бизнеса и развитии компании. Именно функции, а не конкретные сотрудники, т.к. сотрудники могут меняться, а функции остаются.
Организационная структура компании - это своего рода руководство для пользования, которое показывает, как работает и как выстроена компания, кто кому подчиняется, кто является главой и как в компании принимаются решения.
Организационная структура формируется в зависимости от целей компании и может с течением времени меняться.

Та или иная структура всегда есть в любой компании, даже если ее специально никто не создавал. Она формируется автоматически на основе распределения обязанностей. Но в этом случае, к сожаления, она не приносит пользу компании.

• Зоны ответственности.

Оргструктура показывает, кто и за что отвечает, зону ответственности каждого подразделения, отдела и должности.

• Функционал.

Четкая оргструктура определяет функциональные обязанности сотрудников. Грубо говоря, МОП никогда не будет мыть полы в офисе. Еще оргструктура помогает правильно распределять нагрузку на ту или иную должность.

• Оптимизация штата сотрудников.

Оргструктура наглядно показывает, какие задачи не выполняются, по причине отсутствия или загруженности сотрудников. Она помогает принять решение об образовании новых рабочих мест и найме новых специалистов.

• Структура подчиненности.

Оргструктура показывает кто и кому подчиняется, как отделы и их руководители взаимодействуют между собой. Это позволяет избежать ненужных конфликтов. А еще, сотрудники знают, к кому с какой задачей обращаться.

• Принятие решений.

Оргструктура показывает кто и на каком уровне принимает решения, ставит задачи и кто берет на себя ответственность. Руководителю понятно кого ругать за ошибки или хвалить за достижения.

• Карьерный рост.

Благодаря понятно выстроенной оргструктуре каждый сотрудник видит возможности вертикального и горизонтального карьерного роста.

• Понятный ЦКП.

Каждому сотруднику становится понятен свой ЦКП, и как его ЦКП влияет на ЦКП коллеги из другого подразделения, благодаря тому, что сотрудник чувствует себя частью одного единого механизма под названием компания. Все о ЦКП, вы можете прочитать у нас в Блоге: Что такое ценный конечный продукт (ЦКП)? И для чего он нужен?

• Проще находить проблемные места.

Компания - это единый механизм, который должен работать без сбоев. Поломка какой-либо детали приводит к неправильной работе или остановке. С помощью оргструктуры проще провести диагностику и найти ту самую сломанную деталь.
Например, доход компании снизился. А почему? Смотрим персонал - все ок, маркетинг - вроде бы тоже все ок, отдел продаж - продажи просели на 20%. Пристальнее посмотрим, что в отделе продаж: звонки, встречи, ведение CRM - все как нужно. А что с заявками? Количество целевых клиентов, переданных в отдел продаж снизилась. Значит возвращаемся в отдел маркетинга и ищем причину там, устраняем ее и исправляем просадку по доходу.

• ЛПР.

Один или группа людей. Они ставят цели и задают стратегию развития всей компании.

• Уровни иерархии.

Самый высокий уровень в иерархии занимает генеральный директор, если он единолично руководит компанией или совет директоров. Здесь ставятся цели и определяется вектор развития компании.
На среднем уровне находятся руководители функциональных подразделений. Они транслируют цели высшего руководства, реализуют их осуществление, принимают тактические решения.
Структурные подразделения и отделы занимают низшую ступень в иерархии. Их руководители занимаются управлением  рядовыми сотрудниками.

• Связи.

В продолжение предыдущего пункта: между этими уровнями всегда существуют восходящие и нисходящие вертикальные связи.
А вообще, связи в оргструктуре компании могут быть вертикальными и горизонтальными, они показывают структуру подчинения.

• Функции.

Это область деятельности сотрудника, которая обеспечивает работу компании. Это те задачи, которые выполняют сотрудники.

1. Определите цель(и) компании, деятельность компании всегда направлена на ее достижение. На основе цели сформируйте задачи, а на основе задач - подразделения, которые будут выполнять поставленные задачи для достижения общего результата. Если ваша компания уже работает, составьте список имеющихся подразделений и дополните их теми подразделениями, которые необходимо организовать для достижения целей компании.

2. Пропишите все бизнес-процессы, которые уже есть и которые будут, сформулируйте четкий результат каждого из них.

3. Сфокусируйтесь на функциях, припишите список функций, которые сейчас есть в вашей компании и которые могут появиться в зависимости от целей компании.

4. Пропишите ЦКП для каждой функции.

5. Сформируйте ключевые блоки и расставьте их согласно иерархии, образуя между ними вертикальные и горизонтальные связи.

6. К каждой функции привяжите людей.

7. Познакомьте каждого сотрудника с оргструктурой и сделайте так, чтобы сотрудники пользовались ей. Проведите собрание, расскажите о том, что такое оргструктура и как она поможет компании развиваться. Дайте выступить руководителям подразделений/отделов, рассказать какое место в оргструктуре занимает их подразделение/отдел и за что отвечает.

8. При необходимость дополняйте и меняйте оргструктуру.

При выборе подходящего вашей компании типа оргструктуры нужно учитывать следующие факторы: цели компании, вид деятельности, территория ведения бизнеса, количество сотрудников и т.д. Существуют стандартные типы оргструктуры, но никто не запрещает вам адаптировать их под себя. Рассмотрим основные, их плюсы и минусы.

Это самый простой тип оргструктуры компании. Всем управляет один высший руководитель, ему подчиняются руководители следующего уровня, которые в свою очередь, руководят небольшим коллективом рядовых сотрудников. Такая оргструктура подходит небольшим компаниям, работающим в узкой сфере.

Плюсы:

• простая структура;
• прозрачная система подчиненности, каждому сотруднику понятно кому он подчиняется;
• также понятен функционал, ЦКП и зона ответственности;
• понятны и перспективы карьерного роста.

Минусы:
Т.к. решения принимаются одним человеком, то:

• он должен быть суперкомпетентным во всех вопросах, иначе вероятность принятия ошибочного решения очень высока;
• у него не должно быть “любимчиков”, это опять же влияет на правильность принятия решений;
• в случае его высокой загруженности, решения могут приниматься не так быстро, как хотелось бы.

Также популярная и простая структура. Функциональная структура  имеет четкую специализацию каждого подразделения, и строится она по горизонтали, а не по вертикали. Тут тоже есть высший руководитель и директора, но они делятся по различным функциям, например: продажам, маркетингу, финансам, логистике, и т. д. Подходит компаниям, занимающимся разными видами деятельности и компаниям, работающим с  большим количеством продуктов.

Это микс особенностей линейной и функциональной структур. Тут также есть один руководитель, взаимодействующие между собой функциональные руководители следующего уровня и линейная подчиненность внутри каждого подразделения. Функциональные руководители ставят задачи линейным (их в подчинении у  функционального руководителя может быть несколько), а те в свою очередь делегируют их исполнителям. У линейного руководителя в зоне ответственности оперативные вопросы, а у функционального - стратегические и влияющие на работу всей компании.

Форма, при которой у компании есть один руководитель, который отвечает за планирование и стратегические решения. Внутри компании выделяют подразделения (дивизионы), у которых есть:

• свой руководитель, отвечающий за деятельность этого подразделения,
• своя структура; 
• своя иерархия.

Каждый дивизион выполняет свои задачи. Вместе с тем, отделы подчиняются одному центру управления. Дивизионы могут делиться:

1. по видам выпускаемой продукции, в этом случае у компании будет дивизион под каждый вид товара или услуг.
2. по конечному потребителю. Сегментируется целевая аудитория, и создается дивизион по работе с каждой группой клиентов,
3. по местоположению, дивизионы расположены в разных регионах.

Подразделения подчиняются единственному руководителю, обладают самостоятельностью, ответственностью. Каждый выполняет свои задачи. Дивизиональную структуру выбирают компании, которые имеют несколько направлений деятельности, несколько филиалов, целевая аудитория четко сегментирована.

Матричная структура является одной из самых сложных организационных структур. Отличительной особенностью матричной структуры является подчинение сотрудников двум или более руководителям одного уровня и перед каждым сотрудник отвечает за определенные задачи. Главной целью внедрения матричной структуры является повышение эффективности взаимодействия разных отделов, для скорейшей реализации поставленных задач. Такая схема может использоваться на крупном предприятии при появлении отдельных проектов, когда организовывается команда из сотрудников разных подразделений.

1. Не создавайте большое количество уровней управления, это будет тормозить процесс принятия решений.
2. Не забывайте менять и дополнять организационную структуру в зависимости от произошедших изменений в вашей компании (изменились цели, компания выросла и т.д.).
3. Исключите дублирующие функции, схожие должности объедините в одну и перераспределите обязанности.

Для построения уникальной организационной структуры вашей компании вы можете воспользоваться  сервисом автоматизации менеджмента Platrum. Здесь вы сможете построить иерархическую схему для любой компании: от микробизнеса до корпорации. Построение структуры компании упрощают готовые шаблоны. Выберите нужный и адаптируйте его под себя, либо создайте схему “с нуля”.