БЛОГ

Как давать обратную связь сотрудникам?

Время прочтения: 10 минут

Обратная связь, или фидбэк (от англ. feedback) это способ общения, когда люди выражают свои мысли и мнения, чтобы что-то изменить. С помощью обратной связи мы можем вдохновить других на действие, поделиться своим опытом и дать информацию, которая поможет решить рабочие задачи.

Для руководителя обратная связь - это инструмент, без которого невозможно управлять людьми. И недооценивать ее нельзя.

Конструктивная обратная связь от руководителя положительно влияет на команду:

Мотивация: Она помогает сотрудникам чувствовать себя важными и стимулирует их работать лучше.
Развитие: Сотрудники могут улучшить свои навыки и найти области для развития.
Ясные ожидания: Обратная связь помогает установить четкие ожидания и согласовать работу команды.
Лучшая коммуникация: Она способствует открытому общению и улучшает сотрудничество в команде.
Поддержка роста: Сотрудники могут учиться на своих ошибках и получать поддержку для лучшего развития.
целом, конструктивная обратная связь помогает команде быть более мотивированной и производительной.

Цель обратной связи

Руководитель всегда должен определять конкретную цель обратной связи, она может быть различной и зависит от ситуации и контекста. Вот лишь некоторые цели обратной связи:

Указание на результаты работы: Руководитель может использовать обратную связь, чтобы сообщить подчиненному, как он выполнял свои задачи и достигал поставленных целей. Это помогает улучшить понимание ожиданий и выявить сильные и слабые стороны работы.
Улучшение производительности: Целью может быть предоставление конструктивной обратной связи по эффективности работы и предложение рекомендаций для повышения производительности.
Развитие навыков и компетенций: Руководитель может использовать обратную связь для обсуждения сотрудником навыков и компетенций, которые он может улучшить с целью лучшего выполнять свои задачи и личного роста.
Установление и поддержание рабочих отношения: Цель может быть в обсуждении взаимодействия, коммуникации и отношения с подчиненным, с целью создания сильной и продуктивной рабочей связи.

Классификация видов обратной связи

Существует много классификаций видов обратной связи в зависимости от различных аспектов. Например:

По направленности: положительная, конструктивная, негативная.
По форме: устная, письменная или невербальная.
По источнику: внутренняя или внешняя.
По контексту: личная или организационная.
По цели: развивающая или оценочная.
И др.

Важно понимать, что классификации не являются взаимоисключающими и могут пересекаться в различных ситуациях.

Давайте разбираться какие виды обратной связи нужно использовать руководителю, а каких следует избегать?

Полезные виды обратной связи

Руководитель должен использовать разнообразные виды обратной связи в отношении своих сотрудников, чтобы обеспечить эффективное руководство и развитие команды. Полезные виды обратной связи:

1. Положительная обратная связь:
Руководитель должен активно признавать и поощрять хорошую работу и достижения своих сотрудников. Положительная обратная связь может повысить мотивацию и укрепить уверенность в своих силах.

2. Конструктивная обратная связь:
Руководитель должен предоставлять конструктивную обратную связь, которая помогает сотрудникам расти и развиваться. Это может включать предложения по улучшению навыков, конкретные указания и рекомендации по исправлению ошибок или развитию способностей.

3. Регулярная обратная связь:
Руководитель должен предоставлять обратную связь своим сотрудникам регулярно. Это помогает устанавливать ясные ожидания и позволяет быстро корректировать или подтверждать направление работы.

4. Открытая обратная связь:
Руководитель должен создать атмосферу, в которой сотрудники могут свободно выражать свои мнения и идеи. Это может позволить руководителю получать ценные отзывы о том, что работает хорошо и что можно улучшить в команде или в организации в целом.

5. Отдельная обратная связь:
Руководитель должен предоставлять индивидуальную обратную связь каждому сотруднику, учитывая их уникальные потребности и цели. Это помогает создать персонализированный подход к развитию и мотивации каждого члена команды.

Вредные виды обратной связи

Существуют виды обратной связи, которые могут быть менее эффективными или даже вредными для отношений между руководителем и сотрудниками.

Первое, о чем должен помнить руководитель - это контроль эмоций. Это важно, потому что настроение руководителя может сильно повлиять на атмосферу на работе и на то, как сотрудники себя чувствуют.

Когда руководитель контролирует свои эмоции, это помогает создать хорошую, комфортную атмосферу на работе. Сотрудники будут общаться и делиться своими идеями и проблемами. Руководитель, который не проявляет ярости или критики, будет создавать доверие и уважение у сотрудников.

Кроме того, контроль эмоций помогает руководителю быть профессиональным и уважительным. Взаимодействие с сотрудниками с уважением и спокойствием помогает разрешать проблемы и конфликты. Руководитель может принимать рациональные решения и подходить к ситуациям с объективным взглядом.

Итак, перейдем к вредными видам обратной связи:

1. Оскорбительная обратная связь:
Унижения или оскорбления являются абсолютно неприемлемыми в любых обстоятельствах. Оскорбительная обратная связь не только подрывает доверие и уважение, но также наносит ущерб психологическому и эмоциональному благополучию сотрудника.

2. Неосновательная обратная связь:
Обратная связь должна быть основана на фактах и конкретных наблюдениях, а не на предположениях или субъективных мнениях. Руководитель должен быть в состоянии объяснить, почему он/она делает определенные замечания или предлагает определенные рекомендации.

3. Неадекватная обратная связь:
Обратная связь должна быть соответствующей по своему содержанию и форме и быть пропорциональной ситуации. Неадекватная обратная связь, например, использование грубого языка или угроз, может вызвать отрицательные эмоции у сотрудников.

4. Обратная связь в публичной форме:
Критическая обратная связь или комментарии о работе сотрудников лучше вести в приватной обстановке. Публичная критика может вызвать стыд или неравенство в глазах других сотрудников и негативно повлиять на их самооценку и мотивацию.

Отсутствие обратной связи

Обратная связь является важным инструментом для развития и роста сотрудников, поэтому нежелание или отсутствие обратной связи со стороны руководителя может иметь ряд негативных последствий:

Ограниченный прогресс: Без обратной связи сотрудники не получают информацию о своих сильных и слабых сторонах, а также о том, как они могут улучшаться и расти профессионально. Обратная связь помогает сотрудникам понимать, в чем они хороши, и где им нужно развиваться. Без этой информации они могут “топтаться” на месте и так и не достичь своего потенциала.

Низкая мотивация: Обратная связь может быть мощным инструментом мотивации. Позитивная обратная связь помогает сотрудникам чувствовать себя признанными и ценными, что вдохновляет их на дальнейшую работу. Недостаток обратной связи или отсутствие поддержки со стороны руководителя может привести к снижению мотивации и даже к потере интереса к работе.

Уменьшение доверия и коммуникации: Отсутствие обратной связи со стороны руководителя может создать стену между ним и сотрудниками. Сотрудники могут почувствовать, что их мнение и вклад не имеют значения, что может привести к ухудшению коммуникации и снижению доверия в команде. Руководитель должен быть открытым для обратной связи, чтобы поддерживать открытый диалог и строить доверие.

Плюсы обратной связи для руководителя

Более того, обратная связь полезна и самому руководителю:

Понимание своих сильных и слабых сторон: Обратная связь помогает руководителю получить честную оценку своей работы и узнать о том, в каких областях он справляется хорошо и в каких есть возможности для улучшения.

Улучшение стиля руководства: Руководитель может получить обратную связь о своем стиле руководства, и это поможет ему понять, как его действия и решения влияют на команду. Руководитель может использовать эту информацию для адаптации своего стиля и создания более эффективной и поддерживающей рабочей среды.

Повышение эффективности команды: Обратная связь от подчиненных и коллег может помочь руководителю определить сильные и слабые стороны команды. Это может привести к принятию мер по улучшению командной работы, распределению задач или предоставлению дополнительных ресурсов.

Развитие лидерских навыков: Обратная связь от других может предоставить руководителю ценную информацию о его лидерских навыках и возможности для развития. Это может помочь ему принять меры по повышению этих навыков, получить дополнительное обучение или советы от опытных коллег.

Решение и предупреждение проблем: Если руководитель не разговаривает со своими сотрудниками, он может не знать о проблемах или конфликтах, которые возникают на рабочем месте. Без этой информации он не сможет решить эти проблемы и предотвратить их дальнейшее развитие. В конечном счете, это может вести к ухудшению рабочей атмосферы и недовольству сотрудников.

Модели обратной связи

А теперь давайте разберемся с моделями обратной связи.

1. Модель "Бутерброд" ("Sandwich model").
Эта модель основывается на структуре "позитивная-критика-позитивная" (Praise-Criticism-Praise).

Сначала вы начинаете с положительной обратной связи или похвалы, чтобы признать достижения и усилия сотрудника.
Затем следует критическая часть, в которой указываются проблемы, недочеты или области для улучшения.
В конце снова следует положительное заключение, чтобы мотивировать сотрудника продолжать развиваться и стремиться к успеху.

В этом примере руководитель начинает с похвалы, затем переходит к критике и завершает разговор снова на позитивной ноте. Это помогает сотруднику понять его сильные стороны, а также аспекты, которые можно улучшить, и в конечном итоге мотивирует его к успешному выполнению задач.

2. Модель "BOFF" (Behavior, Outcome, Feeling).
Эта модель сфокусирована на коммуникации, связанной с поведением, результатами и эмоциями.

Сначала вы обсуждаете наблюдаемое поведение сотрудника, основываясь на конкретных событиях или действиях.
Затем переходите к обсуждению результатов, которые возникли из этого поведения - как положительные, так и отрицательные.
В конце вы обращаетесь к эмоциональной стороне, выражая свои чувства и впечатления о поведении и результате.

В этой версии диалога руководитель обсуждает рабочие процессы Анны (как она общается с клиентами), результаты ее работы (достижение целей и рост клиентской базы) и ее чувства в отношении работы (нагрузка и стресс). Это помогает руководителю и сотруднику более открыто общаться и понимать друг друга.

3. Модель SOR (Situation, Objective, Result).
Эта модель сфокусирована на конкретных ситуациях и результате.

Начните с описания ситуации, в которой нужна обратная связь. Будьте конкретными и объективными.
Затем определите цель или ожидаемый результат в этой ситуации.
В конце обсудите фактический результат и оцените, достигнута ли цель или нет.

В этом разговоре руководитель и Анна обсуждают их результаты на кампании, а также стратегии, которые она использовала. Руководитель выражает свою похвалу и поддержку Анне за ее успехи.

Советы руководителю

И в заключении хотелось бы озвучить несколько полезных советов, которые будут полезны любому руководителю и послужат для развития навыков дачи обратной связи:

1. Будьте конкретными и объективными:
Ваша обратная связь должна быть точной и ясной. Укажите на конкретные действия или поведение, которые вы хотите обсудить, вместо общих или субъективных заявлений. Например, вместо: "Ты работаешь неряшливо", скажите: "В твоей последней отчетности было много ошибок, которые нужно исправить".

2. Будьте объективными и справедливыми:
При даче обратной связи не позволяйте эмоциям влиять на ваши слова. Будьте справедливыми и основывайтесь на фактах и конкретных наблюдениях. Помните, что цель обратной связи - помочь сотруднику улучшиться, а не унизить его.

3. Используйте позитивный подход:
Помимо указания на проблемы, обратите внимание на сильные стороны и достижения сотрудника. Подчеркните, что вы цените их усилия и успехи. Это поможет создать позитивную атмосферу и мотивировать сотрудника на дальнейшее развитие.

4. Установите цели и предоставьте ресурсы:
Важно не только указывать на проблемы, но и помогать сотруднику развиться. Обсудите с ним цели и ожидания, предоставьте необходимые ресурсы или поддержку, чтобы они могли развивать свои навыки и достигать успехов.

5. Слушайте и задавайте вопросы:
Обратная связь - двусторонний процесс. Будьте готовы слушать сотрудника, выслушивать их точку зрения и опасения. Задавайте вопросы, чтобы лучше понять их мотивацию и потребности. Это поможет вам предоставить более релевантную и эффективную обратную связь.

6. Практикуйте регулярность:
Развитие навыков дачи обратной связи требует практики. Планируйте регулярные встречи с сотрудниками, где вы можете обсудить их производительность и дать им обратную связь. Чем больше вы практикуете, тем легче будет давать конструктивную обратную связь.

7. Учитесь и развивайтесь:
Продолжайте учиться и совершенствовать свои навыки дачи обратной связи. Изучайте литературу по этой теме, посещайте тренинги или обратитесь к более опытным руководителям за советами. Развивайтесь в этой области, чтобы стать лучшим руководителем для своих сотрудников.

Все эти рекомендации помогут вам в создании продуктивной коммуникации с вашей командой.

98% задач по построению системного отдела продаж делает наша команда