Операционка в бизнесе. Как собственнику не оказаться закованным в рутину?

Многие собственники бизнеса оказываются закованными в ежедневную рутину, теряют контроль над своим временем и не могут эффективно управлять своей компанией из-за того, что полностью погружены в операционную работу.

Владелец должен играть одну из нижеперечисленных ролей в своем бизнесе, а определенная роль имеет свою уникальную функцию. Он может быть:

• Предпринимателем, который создает новые возможности и инновации, привлекает клиентов и исполнителей, чтобы достичь общей цели в будущем.

• Управленцем, строящим эффективные команды и систематизирующим процессы, подобно военному тактику, шаг за шагом приближаясь к достижению цели.

• Инвестором, который вкладывает деньги и ожидает высоких возвратов. Он оценивает свой бизнес через призму финансового баланса.

• Специалистом, обладающим экспертизой в своей области, который стремится достичь больших результатов с помощью передачи и применения командой его навыков.

Операционки здесь нет! Одна из главных задач руководителя – сделать так, чтобы бизнес успешно функционировал даже без его непрерывного участия.
Некоторые управленцы считают, что нужно полностью контролировать все процессы, начиная с мелочей и заканчивая стратегическим планированием. Однако результат такого подхода - увеличение стресса, плохой контроль, отсутствие времени для важных стратегических задач и конкуренции.

Давайте рассмотрим несколько причин, почему собственники бизнеса тонут в операционной работе, и обсудим возможные решения для преодоления этих проблем.

Одной из главных причин, почему собственники тонут в операционной работе, является отсутствие правильной делегации полномочий. Многие собственники склонны взваливать на себя все задачи и контролировать каждый аспект работы компании. Это может привести к перегрузке работой и невозможности сосредоточиться на стратегическом развитии бизнеса.

Решение: Собственники бизнеса должны научиться делегировать полномочия и доверять своим сотрудникам. Важно определить ответственность каждого сотрудника и дать им возможность принимать решения в рамках своей компетенции.

Для эффективного развития навыков делегирования необходимо понимать, что это не только вопрос личных навыков, но и вопрос наличия функционирующей системы. Для того чтобы построить такую систему и начать успешно делегировать, владельцу нужно ответить на два важных вопроса:

1. Что именно должен делать кто-то другой?
2. Какими навыками этот кто-то другой должен обладать, чтобы это сделать?

Чтобы ответить на первый вопрос разложите все бизнес-процессы компании на шаги. Подойдет простой инструмент, который называется SIPOC (SUPPLIER — INPUT — PROCESS — OUTPUT — CLIENT). Он был предложен компанией Motorola. SIPOC является одним из инструментов, используемых в рамках методологии Six Sigma для анализа бизнес-процессов. Он предоставляет структурированный подход к описанию и визуализации ключевых элементов бизнес-процесса. SIPOC помогает понять взаимосвязь и влияние каждого элемента на итоговый результат бизнес-процесса.

Каждая буква в аббревиатуре SIPOC представляет определенный аспект процесса:

• Supplier (Поставщик) – это сущность, предоставляющая входные данные или ресурсы для процесса.
• Input (Входные данные) – это информация, материалы или ресурсы, предоставленные поставщиком и используемые в процессе. Это то, что поступает на вход процесса.
• Process (Процесс) – это серия шагов или действий, которые выполняются с использованием входных данных для достижения определенного результата. Он определяет способ преобразования входных данных в выходные данные.
• Output (Выходные данные) – это результаты или продукты, полученные после завершения процесса. Это то, что процесс производит или достигает.
• Client (Клиент) – это получатель или потребитель выходных данных процесса. Это может быть внутренний или внешний клиент, который получает и использует выходные данные.

Чтобы ответить на второй вопрос, рекомендуем создать файл под названием "Функционал", в котором собрать всю информацию из блоков Input и Output для каждого этапа регламентированных бизнес-процессов. Таким образом, вы сможете составить сводную таблицу действий, которые играют ключевую роль в функционировании компании и ее финансовом успехе.

Когда вы поймете, какие функции выполняют ваши сотрудники, выделите все этапы бизнес-процессов, в которых вы играете роль "Поставщика" или "Клиента". Затем проведите анализ, чтобы определить, какие из этих этапов входят в ваши ролевые обязанности в качестве собственника бизнеса, а какие лучше делегировать другим людям.
Если после того, как вы сняли с себя определенные функции, остаются нераспределенные обязанности, то значит следует заняться поиском специалистов, которые соответствуют уже определенным требованиям.

Еще одна причина, почему собственники бизнеса оказываются затянутыми в операционную работу - это отсутствие четких систем и процессов в компании. Без эффективных систем управления многие бизнес-процессы становятся хаотичными и неэффективными. Собственники вынуждены тратить слишком много времени и энергии на решение повседневных задач, вместо того чтобы сфокусироваться на стратегическом развитии бизнеса.

Решение: Собственники бизнеса должны создать четкие системы и процессы для всех ключевых аспектов работы компании. Это включает в себя разработку стандартных процедур, создание систем отчетности и контроля, а также автоматизацию рутинных задач. Важно регулярно анализировать и оптимизировать бизнес-процессы, чтобы уменьшить избыточность и повысить эффективность операционной деятельности.

Собственники бизнеса могут попадать в замкнутый круг, когда они тратят большую часть своего времени на решение срочных и малозначимых задач, не оставляя достаточно времени для выполнения действительно важных и стратегических задач. Они могут быть завалены рутинной работой, срочными запросами клиентов или непредвиденными проблемами, которые не дают им возможности сосредоточиться на долгосрочном планировании и развитии бизнеса.

Решение: Собственники бизнеса должны научиться эффективно управлять своим временем. Это может включать в себя установку приоритетов, делегирование задач, блокировку времени для выполнения стратегических задач, использование инструментов управления временем, таких как постановка целей и планирование работы на неделю или месяц. Важно также научиться грамотно группировать и автоматизировать задачи, чтобы сэкономить время и ресурсы.

Недостаточная или неэффективная коммуникация может стать серьезным препятствием в управлении бизнесом. Если собственник не может ясно и своевременно передать свои ожидания и инструкции своей команде, то последняя может потеряться и делать ошибки. Кроме того, собственники, которые постоянно вовлечены в операционную работу, не могут уделить достаточное внимание для обратной связи своей команде.

Решение: Собственники должны разрабатывать хорошие навыки коммуникации и создавать эффективные системы обратной связи. Это может включать в себя регулярные собрания команды, четкие направления и инструкции, а также открытое и прозрачное общение. Чем лучше коммуникация между собственником и командой, тем меньше вероятность недопонимания и ошибок.

Некоторые собственники бизнеса боятся, что потеряют контроль над своим бизнесом, если сосредоточатся на стратегическом развитии и делегируют рутинные задачи команде. Они предпочитают быть вовлеченными в каждый аспект операционной работы, думая, что это поможет им контролировать все процессы.

Решение: Собственникам следует понять, что эффективное управление бизнесом не означает, что им необходимо контролировать каждую деталь. Они должны научиться доверять своей команде и фокусироваться на собственных задачах. Собственники могут установить системы контроля и мониторинга, чтобы быть в курсе происходящего, но в то же время дать команде возможность самостоятельно выполнять задачи.

Если у владельца бизнеса нет четкого плана развития и стратегических целей, он может оказаться поглощенным операционной работой, решая лишь текущие задачи. Без ясного видения будущего и конкретных целей, бизнес может стагнировать и не достигнуть своего полного потенциала.

Решение: должен быть разработан ясный план развития и стратегические цели для бизнеса. Это включает в себя определение долгосрочной визии, постановку целей и планирование шагов для достижения этих целей. Собственники также должны регулярно пересматривать свои планы и цели, адаптировать их к изменяющемуся бизнес-окружению и избегать захода в тупик.

Вывод:
Операционная работа может оказаться существенным вызовом для собственников бизнеса, не позволяя им полностью сосредоточиться на стратегическом развитии. Однако, осознание и решение этих проблем, могут помочь собственникам освободить время и энергию для развития своего бизнеса и достижения успеха.