БЛОГ

Ежедневные отчеты менеджеров отдела продаж

Время прочтения: 5 минут

Успех любого бизнеса зависит от множества факторов, но одним из ключевых является эффективность работы отдела продаж. Ежедневная отчетность позволяет контролировать результаты работы менеджеров, анализировать их успехи и неудачи, а также выявлять слабые места. Сегодня поговорим о том, почему ежедневные отчеты так важны для успешного функционирования отдела продаж и какие преимущества они дают самим менеджерам и руководителю отдела продаж.

Как составить шаблон ежедневного отчета?

Процесс составления ежедневного отчета для менеджера отдела продаж очень прост:

Отчет должен содержать ключевые показатели должности, относящиеся к ее Ценному конечному продукту, т.е. те показатели, за которые данный сотрудник получает заработную плату.
В отчет можно включить пункт ИТОГО, где будут суммироваться показатели за отчетный период.
Отчет должен быть достаточно подробным. Это обеспечивает прозрачность выполненной работы сотрудником и не требует дополнительных обсуждений.
Отчет должен отправляться в электронном виде. Например, в корпоративный чат специально созданный с этой целью.
Отчет должен сохраняться, чтобы к нему всегда можно было вернуться.
Рекомендуем включить в отчет стоку с выводом о том, как прошел день сотрудника. Это служит хорошей платформой для обсуждения и обратной связи между руководителем и сотрудником, что способствует улучшению коммуникации и созданию благоприятной рабочей атмосферы. Руководитель оперативно реагирует на проблемы сотрудника, помогает и поддерживает его.

Правила заполнения ежедневного отчета сотрудниками отдела продаж

При внедрении ежедневной отчетности в ваш отдел продаж опишите "Правила заполнения" этого отчета сотрудником. Здесь также все просто:

Отчет обязательно должен начинаться с даты, к которой он относится.
Напишите когда отчет должен быть отправлен. Например: "Отчет отправляется ежедневно в чат, не позднее, чем через час после окончания рабочего дня".
Напишите куда ваш менеджер должен отправлять этот отчет. Например: "Сотрудник должен отправлять отчет в электронном виде в корпоративный чат "Отчеты".
Отчет должен быть правильно заполнен сотрудником и содержать все необходимые показатели. При внедрении ежедневных отчетов в отделе продаж приведите примеры правильного и неправильного заполнения, тогда вообще все станет предельно ясно.
Если это необходимо, укажите какая строка должна содержать ссылку на результат.
Напишите о важности заполнения маленького вывода о том, как прошел рабочий день сотрудника. Также приведите пример того, кк может быть заполнен этот пункт отчета: "Сегодня прошли 2 важные встречи с клиентами, возникли трудности при отработке возражений на переговорах".

Пример шаблона ежедневного отчета менеджера по продажам

Пример шаблона ежедневного отчета лидоруба

Преимущества для руководителя

Контроль работы сотрудников: Руководитель может понять, чем был занят его сотрудник целый день. Ежедневные отчеты позволяют руководителю отдела продаж контролировать работу своих сотрудников и оценивать их производительность.

Оценка эффективности: На основе анализа ежедневных отчетов руководитель может выявлять тех сотрудников, которые не справляются с поставленными задачами, и принимать соответствующие меры. Это может включать проведение бесед с сотрудником, предоставление дополнительных ресурсов или обучение, а в некоторых случаях - увольнение сотрудника.

Экономия времени руководителя: Вместо того, чтобы тратить время на сбор информации и расспросы своих сотрудников кто и что делал и какие у сотрудников проблемы руководитель может использовать готовые отчеты, которые содержат всю необходимую информацию. Это позволяет сократить время на выполнение рутинных задач и сосредоточиться на более важных вопросах.

Оперативная поддержка и помощь сотрудникам: Ежедневные отчеты позволяют руководителю оперативно реагировать на возникающие проблемы и трудности, а также предоставлять помощь и поддержку сотрудникам. Это может включать в себя консультации по сложным вопросам, поддержку в решении конфликтов и т.д. Таким образом, руководитель может обеспечить более эффективную работу сотрудников и помочь им достигать лучших результатов.

Повышение производительности сотрудников: Проверка работы сотрудников каждый день может повысить их производительность, так как они будут знать, что их работа находится под постоянным контролем. Это мотивирует сотрудников быть более ответственными и сосредоточенными на выполнении своих задач.

Обучение и развитие сотрудников: Отчеты подсвечивают проблемы в работе того или иного сотрудника, а РОП без труда может увидеть их в ежедневных отчетах и предоставить сотруднику возможность своевременного обучения и развития необходимых навыков.

Оперативная работа отдела контроля качества (ОКК): По отправлении ежедневного отчета руководитель понимает, что рабочий день данного сотрудника закончен, а ОКК может приступать к проверки итогов его работы в CRM-системе.

Снижение стресса: Отчеты помогают снизить уровень стресса, так как предоставляют структурированный способ отслеживания работы сотрудников.

Преимущества для менеджеров

Конкуренция внутри отдела продаж: Менеджеры видят результаты друг друга. Более слабые начинают стремиться к показателям сильных менеджеров, а сильные менеджеры "наращивают обороты", тем самым стараясь всегда оставаться в лидерах по показателям.
Постоянный контроль своих показателей: Заполняя ежедневный отчет, каждый менеджер видит и понимает сколько ему нужно еще сделать для достижения плана. Цифры всегда перед глазами.
Самоорганизация и планирование: Менеджер четко оценивает ситуацию и правильно распределяет свои силы и ресурсы для достижения определенных показателей к отчетному дню.
Определение приоритетов: Ежедневные отчеты позволяют менеджерам определить приоритеты в своей работе. Это помогает им сосредоточиться на наиболее важных задачах и избегать отвлекающих факторов.
Самообразование: Менеджер может самостоятельно проанализировать свои отчеты и обратив внимание на наиболее встречающиеся проблемы, найти свои "точки роста". Хороший специалист, стремящийся к высоким показателям начнет "прокачивать" свои навыки, посредством чтения специализированной литературы, участия в тренингах, семинарах и т.д.
Постоянная и своевременная обратная связь от руководителя: На основе обратной связи от руководителя сотрудник может скорректировать свои действия, чтобы повысить эффективность работы.
Снижение стресса: Ежедневные отчёты могут помочь снизить уровень стресса у менеджеров, так как они предоставляют структурированный способ организации и отслеживания своей работы.

Ежедневные отчеты являются простым и эффективным инструментом для мониторинга работы менеджеров отдела продаж. Их внедрение не только повышает эффективность работы команды, но и улучшает коммуникацию между руководством и сотрудниками, что в свою очередь способствует достижению общих целей компании.

Удачи и больших продаж!

98% задач по построению системного отдела продаж делает наша команда